A munkakörelemző rendszerek olyan – tipikusan számítógéppel támogatott – eszközök, melyek segítségével munkaköröket tervezhetünk vagy jellemezhetünk, kompetenciamodelleket építhetünk fel, kiválasztási és fejlesztési stratégiákat dolgozhatunk ki, valamint hozzásegítenek minket egy olyan keretrendszer kidolgozásához, melyben strukturáltan mérhetjük fel a munkavállaló teljesítményét.

A munkakörelemző rendszer segítségével felmérhető, hogy az adott munkakörben mely feladatok, célok a legfontosabbak, milyen követelményeket ró a munkakört betöltő személyre, milyen készségek, személyiségvonások, kompetenciák elengedhetetlenek az adott feladatkörrel bíró munkakör betöltéséhez és ezek a jellemzők milyen eszközökkel deríthetők fel.

A munkakör elemzése tipikusan csoportos feladat. Egy adott munkakörről sok embernek lehet releváns véleménye, nézete, és egy adott munkakör soha nem független a többi munkakörtől.

A munkakört betöltő egyénnek vannak felettesei, beosztottjai, kollégái, laterális, illetve vertikális kapcsolatai más részlegek dolgozóival. Ezek az egyének mind-mind kapcsolatban állnak az adott munkakört betöltő személlyel, így magával a munkakörrel is. Minden ilyen személy más-más nézőpontból tekint a munkakörre, más-más szempontokat, jellemzőket, feladatokat tart fontosnak.

Ezen nézőpontok összevetése számos okból fontos lehet:

• Milyen követelmények támaszthatók?
• Milyen kérdésekkel lehet fordulni az adott munkakört betöltő személyhez?
• Miben dönt ő és miben mások?
• Melyek a felelősségi körei?
• Jól körülhatároltak-e a munkaköri célok?
• A munkakört különböző nézőpontokból tekintő embereknek mennyire egységes a véleménye?

Ilyen és hasonló kérdések eldöntéséhez nyújt segítséget a munkakörelemző rendszer. Mint fentebb azt említettük, a munkakörelemzés csoportos feladat. Mielőtt a „számítógépes” munka elkezdődne, összegyűlnek azok az emberek, akiknek véleménye mérvadó az adott munkakör szempontjából – az azt betöltő személy(ek), a vezetője, a beosztottja (pl. titkárnő), kollégái, azok az emberek, akik szoros kapcsolatban állnak az adott munkakörrel, stb. Ezen az egy-két órás összejövetelen a résztvevők megpróbálnak konszenzusra jutni arról, hogy milyen fő célokkal jellemezhető a munkakör, illetve milyen feladatokat kell elvégeznie az azt betöltő személynek.

Egy munkakörelemző rendszer (WPS) bemutatása

"Az alábbiakban az SHL WPS (Work Profiling System) nevű eszközét mutatjuk be. Egyéb munkakörelemző rendszerek és módszerek ettől eltérő lépéseket és jelentéseket készíthetnek, de az adott eszköz bemutatásán keresztül nagyrészt mégis képet tudunk adni a munkakörelemzés egyes lépéseiről és különféle hasznosítási területeiről.

• A munkakörelemző rendszer tartalmaz egy ún. „Feladatok” részt. Ebben a részben előre definiált, kellőképpen tág, ugyanakkor megfelelően körül határolt feladatcsoportok találhatók. Minden feladatcsoport felosztható 5–15 kisebb, konkrét feladatra. Ezek a feladatcsoportok kis kártyákon is szerepelnek. A résztvevők – rendszerint 5-6 fő – először megismerkednek a feladatcsoportokkal, majd önállóan kiválasztják azt a 8-10 feladatcsoportot – többet nem nagyon érdemes –, melyet az adott munkakör szempontjából relevánsnak tartanak. Természetesen nagyon ritka az, mikor minden résztvevő ugyanazt a 8-10 feladatcsoportot tartja jellemzőnek. Lesznek átfedések és különbségek. A résztvevőkre hárul a feladat, hogy a maguk módján eldöntsék, melyek az igazán fontos feladatcsoportok. Ha az átfedés mértéke megközelíti a nullát, már önmagában az is sokatmondó – a munkakör nem különösképpen behatárolt.
• Miután a résztvevők megegyeztek, hogy melyek a fontos feladatok – természetesen a végén sem szükségszerű a 100 százalékos átfedés, hiszen éppen ez mutat rá a tényleges különbségekre –, megkezdődhet a munkakör-elemző rendszerhez tartozó kérdőív kitöltése. Ez számítógépen történik. A válaszadók először rangsorolják a kiválasztott feladatcsoportokat relevancia szempontjából, majd fontosság és időráfordítás szerint értékelik az egy-egy feladatcsoportba tartozó konkrét feladatokat, és ezt követően értékelik az ún. kontextusváltozókat (például: fizikai környezet, interperszonális kapcsolatok, munkaidő, szükséges képzettség stb.).

Miért használják a WPS rendszert?

A WPS a munkavállalók fejlesztésének számos aspektusát hatékonyan támogatja: • Feladatkoordináció • Emberek irányítása • Kreatív gondolkodás • Információk hatékony felhasználása • Kommunikáció • Adminisztráció • Szolgáltatás nyújtása másoknak • Fizikai tevékenységek

A rendszer működése

• Meghatározza az adott munkakör sikeres betöltéséhez szükséges kompetenciákat egy szakértői adatbázis felhasználásával. Ennek a strukturált kompetencia- és munkakörnyezet-modellnek a segítségével jellemzi a munkakört.
• Meghatározza az adott munkakörhöz leginkább megfelelő kiválasztási módszert, eszközegyüttest, valamint a munkakör szempontjából releváns interjúkérdéseket is javasol a kiválasztáshoz.
• Információkat szolgáltat egy strukturált teljesítményértékelő rendszerhez, melynek segítségével felmérhetjük egy adott egyén vagy csapat teljesítményét.
• Munkakörértékelő stratégiát dolgozhatunk ki segítségével, s így egy strukturált kompetenciamodell alapján osztályozhatjuk a munkaköröket.
• Munkakör és munkavállaló összevetéséhez készít munkalapot, melynek segítségével összevethetjük az egyes személyek erősségeit és gyengéit, fejlesztendő területeit a munkakör követelményeivel.

Az elemző folyamatról – röviden

1. Meghatározzuk a munkakör fő célját, alapvető jellegét (vezetői, adminisztratív, szakmai, manuális stb.), az eredményes munkavégzéstől várt „output”-ot, egyszerűen, tömören, valamint kijelöljük az elemzés vezetőjét (rendszerint egy cégen belüli, kiképzett HR-szakembert vagy egy SHL konzultánst).
2. Kiválasztunk egy csoportot (3–8 fő), akiknek „rálátása”, van a munkakörre (a munkakört – vagy hasonló munkakört – már betöltők, beosztottak, felettesek stb.). Ők jellemzik majd – strukturált, számítógépesített kérdőívek segítségével – az adott munkakört.
3. Csoportos beszélgetés a munkakör fő céljának eléréséhez szükséges kb. 5 főfeladat meghatározásához, valamint azoknak az általános területeknek, tevékenységi köröknek a kijelöléséhez, amiket majd a kérdőív kitöltése során az elemzők részletesebben értékelnek.
4. A munkakörelemző tesztek kitöltése.
5. Adatok összegzése, statisztikai ellenőrzések, hibakeresés.
6. Leírások előállítása.

A munkakörelemző rendszer felhasználása szervezeti célokhoz

• Kompetenciák meghatározása
• Új munkakörök strukturálása és meghatározása
• Munkaköri leírások felépítése
• Munkavállalóval szembeni követelmények meghatározása
• Teljesítményértékeléshez kritériumok meghatározása
• Munkakörök kategorizálása
• A kiválasztási folyamat hatékonyabbá tétele
• Kiválasztási kritériumok meghatározása
• Interjúzás fejlesztése
• Fejlesztendő területek meghatározása
• Teljesítményértékelő rendszerek kifejlesztése
• Munkakörök átdefiniálása, összevonása
• Munkaköri kultúrában, feladatokban beállott változások kezelés
• Csapatépítés
• Karriertervezéshez kompetenciák meghatározása

Munkaköri területek

A munkakörelemző rendszer többek között a következő munkakörnyezeti területekre kérdez rá

• Iskolázottság
• Utazás
• Tevékenységek kihatásának időigénye
• Munkakörrel kapcsolatos formális tréning
• Munkaköri tapasztalat
• Munkakörrel kapcsolatos tudás mélysége
• Tagságok/Engedélyek
• Különleges felelősségi körök
• Szervezeti szabadság
• A tevékenység anyagi kihatásai
• Funkcionális felelősség
• Fizikai korlátozottság / egészségügyi kérdések
• Felelősség erőforrásokért
• Felelősség munkatársakért
• Érvelési, következtetési képességek komplexitása
• Az otthontól távol töltött idő
• Interperszonális kapcsolatok
• Fizikai veszélyek
• Fizetés, juttatások
• Változás, változtatás
• Vezetői szintek
• A munka rendszeressége

A munkakörelemző rendszer leírásai

A rendszer segítségével világos, tömör és praktikus leírások készíthetők, többek között az alábbi területekről.

• Munkavállaló jellemzése

Ez a leírás kiemeli a munkakör sikeres betöltéséhez szükséges személyi kompetenciákat vagy attribútumokat, jelezve ezek fontosságát, a munkakörben betöltött szerepét. Példa: 

• Legjellemzőbb csoportszerepek

• Javasolt kiválasztási eljárások

Ez a leírás az ideális munkavállaló kiválasztásához releváns kiválasztási eszközöket javasol, jelezve ezek relatív relevanciáját. Része a tesztek (képesség és személyiség) kiválasztására vonatkozó útmutató is, valamint egy javasolt interjústruktúra.

• Teljesítményértékelő füzet

Ez a leírás egy munkakörhöz igazított struktúra, melynek segítségével felmérhetjük a munkavállaló teljesítményét a siker szempontjából releváns kulcstevékenységek tekintetében.

• Személyre szabott fejlesztési terv

Fejlesztési célokat szolgáló munkafüzet, melynek segítségével a munkavállaló és felettese együtt járhatják körbe a siker eléréséhez szükséges kulcsfontosságú kompetenciákat, fejlesztési stratégiát.

• Munkakör leírása

Ez a leírás tömör, strukturált formában írja le a munkakört. Tartalmaz kulcstevékenységeket, általános teendőket és a munkakörnyezet leírását.

Munkakör és munkavállaló összevetése

Ez a leírás két profilt vet egybe: a munkakör profilját (a WPS-ből) és a munkavállaló profilját. Így lehetővé válik több jelölt erősségeinek vagy esetleges gyengéinek gyors, pontos és strukturált egybevetése a munkakör követelményeivel.

Technikai leírás

Ez a leírás tartalmazza a munkakörre vonatkozó valamennyi információt, valamint átfogó tevékenységi kör, munkakörnyezet és munkavállaló profilleírást. Összetettsége miatt főleg a tapasztaltabb felhasználóknak ajánlott.

Interjúkérdések

Ez a leírás strukturált, a munkakör szempontjából releváns kérdéseket tartalmaz. Ezek segítségével fokozhatjuk a kiválasztási interjú hatékonyságát és objektivitását.

Interjúvázlat:

Tervezés

• Nevezzen meg egy projektet, amit mostanában kellett megterveznie! Mi sikerült jól? Mi sikerülhetett volna jobban?
• Amikor az Ön felettese felméri az Ön munkájának tervezéssel kapcsolatos részét, mit állapít meg: mik az Ön erősségei és mik a gyengéi?
• Nevezzen meg egy projektet, amit éppen tervez! Hogyan fog hozzá? Ön szerint mik a feladat legnehezebb részei?
• Ha Ön tanácsot ad másoknak projektek tervezésével kapcsolatban, mely szempontok kiemelését tartja fontosnak?

Megvalósítás/Koordináció

• Írjon le egy olyan esetet, amikor Önnek kellett egy projekt mozzanatait vagy annak erőforrásait koordinálnia! Mi sikerült jól? Milyen nehézségekkel szembesült? Mennyire sürgette az idő? Hogyan birkózott meg az időkényszerrel?
• Mit gondol, mit jelent a KOORDINÁCIÓ egy vezető munkájában?
• Mesélje el a legutóbbi esetet, amikor a tennivalók „menetrendjét” Önnek kellett elkészítenie!
• Milyen konkrét problémákkal került szembe? Hogyan oldotta meg őket?
• Írjon le egy olyan alkalmat, amikor Önre bízták egy esemény megrendezését! A feladat mely aspektusait élvezte, és mi volt az, amit nem szeretett?

Irányítás/Vezetés

• Írjon le egy tevékenységet a közelmúltból, amit Ön irányított! Hogyan fogott hozzá?
• Milyen sikerrel birkóztak meg beosztottjai a feladattal? Hogyan tudta volna még hatékonyabban irányítani a tevékenységet?
• Mondjon el egy olyan esetet, amikor nehézségei voltak a beosztottak egy csoportjának irányításakor! Milyen jellegűek voltak azok a nehézségek? Hogyan oldotta meg őket?
• Voltak a nem megfelelő irányításra utaló jelek? Ha igen, mik voltak azok? Mi a véleménye az egész ügyről?"

A szakmai anyagot a Nemzeti Fogyatékosságügyi- és Szociálpolitikai Központ Közhasznú Nonprofit Kft. készítette.

https://fszk.hu/wp-content/uploads/2016/04/alkalmassagvizsgalo_eszkoz_katalogus.pdf